Τις σκέψεις του με τον επιχειρηματικό κόσμο της χώρας μας μοιράστηκε ο Ντέιβιντ Άλεν, ένας από τους πιο αναγνωρισμένους συμβούλους στον κόσμο σε θέματα παραγωγικότητας και συγγραφέας του μπεστ σέλερ «Getting Things Done» (στα ελληνικά είχε κυκλοφορήσει το 2008 από τις εκδόσεις Κλειδάριθμος, ενώ επίκειται η επανέκδοση της επικαιροποιημένης μορφής).
«Είμαστε εθισμένοι στο στρες» τόνισε ο Αμερικανός σύμβουλος, ο οποίος έχει παρουσιάσει τη μέθοδο εκπαίδευσης, οργάνωσης και ενίσχυσης της παραγωγικότητας υπό τον τίτλο «Πώς να ολοκληρώσετε τις εργασίες σας» σε περισσότερες από εβδομήντα χώρες και τώρα, για πρώτη φορά στη δική μας χώρα, προσκεκλημένος του φορέα επιμόρφωσης στελεχών επιχειρήσεων DOOR Training & Consulting.
Έρευνα του φορέα αυτού έχει δείξει ότι σχεδόν τα μισά στελέχη επιχειρήσεων (44%) παραδέχονται πως θυμούνται ξαφνικά εργασίες που εκκρεμούν, την ώρα που βρίσκονται σε μία επαγγελματική συνάντηση ή με την οικογένειά τους.
Σε αυτό το πλαίσιο, ο Ντέιβιντ Άλεν εμπνεύστηκε στις αρχές του 2000 μια μέθοδο μεγιστοποίησης της ατομικής παραγωγικότητας, η οποία έτυχε άμεσης αποδοχής από τον κόσμο των αμερικανικών επιχειρήσεων.
Το πόνημά του χαρακτηρίστηκε ως το «καθοριστικό βιβλίο αυτοβοήθειας της εποχής του» από το περιοδικό Time, ενώ ο ίδιος έχει συμπεριληφθεί στους πέντε κορυφαίους συμβούλους επιχειρηματικών στελεχών από το περιοδικό Forbes και τέσσερις στις δέκα εταιρίες που συμπεριλαμβάνονται στη λίστα Fortune έχουν αξιοποιήσει τις υπηρεσίες του.
Μιλώντας σε 120 υψηλόβαθμα στελέχη ελληνικών επιχειρήσεων, ο Ντέιβιντ Άλεν εξήγησε ότι το κλειδί μιας «παραγωγικότητας χωρίς στρες» βρίσκεται στα πέντε βήματα της μεθοδολογίας «Getting Things Done»:
α) Συλλέξτε ό,τι απαιτεί την προσοχή σας,
β) Επεξεργαστείτε και ξεκαθαρίστε τι σημαίνει,
γ) Οργανώστε και τοποθετείστε εκεί όπου ανήκει,
δ) Επανεξετάστε το,
ε) Υλοποιήστε το.
Ο Ντέιβιντ Άλεν στάθηκε ιδιαίτερα στη σημασία του ξεκούραστου μυαλού αλλά και στην αντιπαραγωγική σπατάλη χρόνου, όπως είναι η ενασχόληση με τα μηνύματα που λαμβάνουμε στο ηλεκτρονικό ταχυδρομείο. Στοιχείο της έρευνας που παρουσιάστηκε στο πλαίσιο της ημερίδας, έδειξε ως προς αυτό πως για το 50% των ερωτηθέντων δεν ισχύει το zero e-mail inbox, το οποίο πολλές μεθοδολογίες προτείνουν ως προϋπόθεση υψηλής παραγωγικότητας.
Το ηλεκτρονικό μήνυμα φαίνεται επίσης να είναι ο δημοφιλέστερος τρόπος επικοινωνίας για την ανάθεση εργασιών σε υφισταμένους, συνεργάτες ή συναδέλφους, ενώ ακολουθούν η προσωπική επαφή και το τηλέφωνο.
Σε ό,τι αφορά τη γενική αντίληψη ως προς το παραγωγικότητα, τα στελέχη των ελληνικών επιχειρήσεων τοποθετήθηκαν κατά μέσο όρο στο 7 (κλίμακα από 1 έως 10) απαντώντας στην ερώτηση «Πόσο παραγωγικός αισθάνεστε μια τυπική μέρα στην εργασία σας».
«Το μυαλό μας έχει κατασκευαστεί για να παράγει ιδέες, μην τις κρατάτε μέσα σας» ήταν μια από τις συμβουλές του Ντέιβιντ Άλεν που διαβεβαίωσε το κοινό πως μπορεί να μπει τάξη στο χάος των καθημερινών εργασιών με απλό τρόπο.
